不動産会社でAIを活用する方法｜顧客・追客・契約進捗を一元管理

結論｜不動産会社のAI活用は、レインズの外側にある顧客・営業管理から始めるのがおすすめです

先に結論からお伝えすると、不動産会社がAIを活用する際は、レインズの外側にある顧客管理・追客・契約進捗といった業務から、小さく始めることをおすすめします。

レインズは物件情報の流通や検索のための仕組みであり、顧客対応や追客、契約進捗の管理を代替するものではありません。また、すでに使っている不動産CRMで十分に対応できている業務があれば、無理に新しいシステムへ置き換える必要はありません。

一方で、顧客情報がExcelや紙、LINEに分散している、追客のタイミングを覚えておくのが大変、契約進捗を営業担当者ごとに口頭確認しているといった業務は、AI・業務アプリを取り入れることで効果をイメージしやすい部分です。必要な機能は会社の規模や営業スタイルによって異なるため、まずは自社のどこに手間がかかっているかを整理するところから始めてみてください。

不動産会社でAIが注目される理由

不動産業界では、一人の営業担当者が多くの顧客を同時に担当することが珍しくありません。反響対応、内見調整、追客、契約手続きと業務の幅も広く、顧客ごとの状況を正確に把握し続けるのは簡単ではありません。

顧客情報や内見履歴、契約の進捗状況が担当者個人のメモや記憶に依存してしまうと、担当者が変わったときや繁忙期に、対応漏れや引き継ぎの抜けが起きやすくなります。

レインズは物件情報の流通や検索のためのシステムであり、顧客対応や追客、契約進捗の管理を目的としたものではありません。そのため、レインズの外側にあるこれらの業務は、Excelや紙、LINE、個人の手帳など、担当者ごとに異なる方法で管理されているケースが多く見られます。

近年は、こうした顧客対応・営業管理に特化した業務アプリやAIツールが増えており、大がかりなシステムを導入しなくても、必要な範囲だけを効率化できる選択肢が広がっています。ただし、すでに導入している不動産CRMで十分に対応できる場合は、無理に新しいシステムを導入するよりも、既存のCRMを活用する方が合理的です。自社の運用に既存のCRMが合わない、あるいはレインズの外側にある業務をまとめて管理したいといった場合に、AI・業務アプリを検討する価値が生まれます。

不動産会社でよくある業務上の課題

具体的な活用方法を見る前に、不動産会社の現場でよく聞かれる業務上の課題を整理しておきましょう。

顧客情報が複数の場所に分散している

名刺、Excel、LINE、紙のメモなど、顧客情報の管理方法が担当者ごとに異なっていると、必要なときにすぐ確認できません。希望条件や過去のやり取りを思い出すのに時間がかかることもあります。

追客のタイミングを忘れてしまう

「そろそろ連絡しよう」と思っていても、他の業務に追われるうちに連絡のタイミングを逃してしまうことがあります。手帳や記憶に頼った追客管理は、担当する顧客が増えるほど難しくなります。

内見履歴や希望条件を確認しづらい

内見の日時や担当者、顧客の反応などを個別のメモで管理していると、複数の物件を検討している顧客の状況を正確に把握するのが難しくなります。

契約進捗が見えづらい

申込、審査、契約、入金、鍵渡しといった一連の流れを、紙やExcel、口頭確認で管理していると、今どの段階にあるのか、社内で正確に共有するのが難しくなります。営業担当者ごとの状況も、把握しづらくなりがちです。

不動産会社でAIを活用できる業務

前述のような課題に対して、AI・業務アプリは次のような業務で活用できます。レインズを代替するものではなく、その外側にある顧客対応・営業管理を効率化するための仕組みとしてご活用いただけます。

顧客管理

顧客情報や希望条件、対応履歴が名刺やExcel、LINEに分散していると、必要な情報をすぐに取り出せません。顧客管理アプリでは、これらの情報を1つの画面に集約し、担当者間で共有しやすくすることを目指せます。

希望条件管理

顧客ごとの希望条件(エリア、予算、間取りなど)を一覧で管理できるようにすることで、条件に合う物件が出た際の連絡漏れを防ぎやすくなります。

追客管理

次回連絡日や対応履歴を記録し、通知で知らせる仕組みを取り入れることで、追客のタイミングを覚えておく負担を減らせる可能性があります。

内見予約・履歴管理

内見の日時、担当者、顧客の反応などを一覧化することで、複数の物件を検討している顧客の状況も把握しやすくなります。

契約進捗管理

申込、審査、契約、入金、鍵渡しといった進捗をアプリ上で管理することで、今どの段階にあるかを社内で確認しやすくすることを目指せます。

営業ダッシュボード

問い合わせ数、内見数、申込数、契約率などを表示することで、営業担当者ごとの状況や会社全体の傾向を把握しやすくなる可能性があります。

オーナー管理

管理物件のオーナー情報や連絡履歴、契約条件などを一元管理することで、オーナー対応にかかる確認の手間を減らせる可能性があります。

修繕受付管理

入居者からの修繕依頼を受付から対応完了まで記録・管理することで、対応状況の把握や業者への連絡漏れを防ぎやすくなります。

具体的なAI活用例

掲載している画面・機能は、導入方法をご紹介するための活用例です。

不動産顧客管理システム

• 顧客情報の一元管理
• 希望条件の登録・検索
• 内見・対応履歴の記録
• 担当者間での情報共有

顧客対応の抜け漏れを減らし、担当者が変わっても状況を引き継ぎやすい状態を目指します。

追客・内見管理アプリ

• 次回連絡日の管理・通知
• 内見日時・担当者の記録
• 顧客の反応・希望条件のメモ
• スマートフォンからの確認

追客のタイミングを覚えておく負担を減らし、対応漏れを防ぎやすい状態を目指します。

契約進捗・営業ダッシュボード

• 申込、審査、契約、入金、鍵渡しの進捗管理
• 問い合わせ数、内見数、契約率の表示
• 営業担当者ごとの状況確認
• パソコン・スマートフォン両方での確認

契約手続きの進捗や営業状況を社内で把握しやすい状態を目指します。

AI導入で期待できる変化

顧客管理や追客、契約進捗の管理にAI・業務アプリを取り入れることで、次のような変化が期待できます。効果の度合いは会社の規模や営業スタイルによって異なるため、あくまで一般的な傾向としてご参考ください。

顧客対応の抜け漏れを防ぎやすい

顧客情報や希望条件、対応履歴を1つの画面にまとめることで、確認漏れや対応の抜けを防ぎやすくなります。

追客のタイミングを逃しにくくなる

次回連絡日を記録し、通知で知らせる仕組みを取り入れることで、追客のタイミングを覚えておく負担を減らしやすくなります。

契約進捗を社内で共有しやすい

申込から鍵渡しまでの進捗を1つの画面で確認できるようにすることで、担当者以外もスムーズに状況を把握しやすくなります。

必要な機能だけ導入できる

すべての業務を一度にシステム化する必要はありません。顧客管理だけ、あるいは追客管理だけといった形で、会社の状況に合わせて必要な機能から段階的に導入することもできます。

営業担当者が顧客対応に集中しやすくなる

情報の確認や転記にかかる時間が減ることで、営業担当者が反響対応や内見案内など、本来の顧客対応によりしっかり向き合いやすくなることを目指せます。

AI導入前に確認したい注意点

AI・業務アプリの導入を検討する際は、良い面だけでなく、事前に確認しておきたい点もあります。

レインズの代替ではない

今回ご紹介するAI・業務アプリは、レインズを代替するものではありません。レインズは物件情報の流通・検索のためのシステムであり、本記事で扱うのは、その外側にある顧客対応・追客・契約進捗の管理です。

レインズ連携は仕様確認が必要

レインズとの連携については、レインズ側の仕様やAPI提供状況を確認する必要があります。確認前に連携できると断定することはできません。

既存CRMで解決できるか確認する

すでに不動産CRMを導入している場合、その機能で十分に対応できる業務であれば、無理に新しいシステムへ置き換える必要はありません。まずは今使っているCRMでできることを確認することをおすすめします。

店舗ごとの営業フローを整理してから作る

会社や店舗によって、追客や契約手続きの進め方は異なります。オーダーメイドで作る場合は、まず現在の営業フローを整理し、どこに手間がかかっているかを明確にしてから検討することをおすすめします。

顧客情報の権限管理が必要

顧客情報を複数の担当者で共有する場合、誰がどの情報にアクセスできるかという権限管理が重要になります。導入前に、社内でのアクセス範囲を整理しておくと安心です。

個人情報の保存方法を確認する

顧客の個人情報や契約情報など、取り扱いに注意が必要な情報も多くあります。どのように保存・管理されるのか、導入前に確認しておくと安心です。

マダナイ？に相談できること

「何から始めればいいかわからない」という場合も、まずは現在の業務内容を教えていただくところから始められます。マダナイ？では、以下のような内容をご相談いただけます。

• 現在の顧客対応・営業フローの整理
• 手作業が多い業務の洗い出し
• 既存の不動産CRMで解決できるかの確認
• 必要な機能の優先順位整理
• 画面と操作方法の設計
• 小さな機能からの導入
• 公開後の改善

すでにあるサービスで解決できる場合は、無理にオーダーメイドの開発をおすすめすることはありません。「まだない」を「もうある」へ。自社に合う仕組みがまだない場合にこそ、一緒に整理するところから始めます。

よくある質問

まとめ

不動産会社の営業担当者は、反響対応から内見、追客、契約手続きまで、多くの業務を同時に抱えています。

すべてをAI化する必要はありません。レインズの外側にある顧客管理、追客、契約進捗など、手間がかかっている業務を一つずつ整理するだけでも、営業担当者の負担を減らせる可能性があります。既存のCRMで十分な業務は活かしながら、自社の運用に合わない部分だけを補っていくという考え方が、無理のない進め方につながります。

大切なのは、最新のAIを導入することではなく、自社の営業スタイルに合う仕組みを作ることです。顧客対応にしっかり向き合える時間を増やすために、まずは現在の業務フローを整理するところから始めてみてください。