結論｜回収方法は、スタッフ規模に合った手段を選ぶことが大切です
先に結論からお伝えすると、希望シフトの回収方法に「唯一の正解」はありません。スタッフが数名程度の店舗であればLINEでも十分対応できますが、人数が増えるほど、Googleフォームやシフト管理アプリのように、提出内容が自動的に一覧化される仕組みの方が効率的になっていきます。
大切なのは、今の回収方法がスタッフ規模に見合っているかを見直すことです。この記事では、LINE・Googleフォーム・シフト管理アプリという3つの回収方法を、コストや手間の面から具体的に比較していきます。
希望シフトの回収でよくある悩み
希望シフトの回収段階では、次のような悩みがよく聞かれます。
- LINEのメッセージが他の連絡と混ざり、提出漏れに気づきにくい
- 紙の提出用紙を、誰がいつ出したか把握しづらい
- 提出された希望を、結局手作業で一覧表に転記している
- 提出期限を過ぎても連絡がなく、催促の手間がかかる
- 変更や訂正の連絡が、どの手段で来たか分からなくなる
これらの悩みは、回収方法そのものを見直すことで改善できる場合があります。
方法1｜LINE・口頭で集める
もっとも手軽に始められる方法です。多くの店舗ですでに使われているLINEグループや、直接の会話で希望を伝えてもらう方法で、新しいツールを導入する必要がありません。
一方で、スタッフ数が増えるほど、メッセージが他の連絡事項と混ざりやすくなり、集計のために一件ずつさかのぼって確認する手間が発生しがちです。提出漏れにも気づきにくく、催促の連絡が必要になることもあります。
方法2｜Googleフォームで集める
Googleフォームを使えば、あらかじめ用意した質問項目（希望日・希望時間帯など）にスタッフが回答する形で、提出内容を自動的に一覧（スプレッドシート）にまとめることができます。無料で利用でき、LINEに比べて回答の抜け漏れも減らしやすいのが特徴です。
ただし、回収した内容を最終的なシフト表に落とし込む作業は、依然として手作業になります。フォームの回答を見ながらシフトを組む、という一手間が残る点は理解しておく必要があります。また、変更・訂正が発生した際の再提出フローも、あらかじめ決めておく必要があります。
方法3｜シフト管理アプリで集める
シフト管理アプリでは、スタッフがスマートフォンから希望を提出すると、提出状況の確認から一覧化までが自動で行われます。多くのサービスでは、未提出のスタッフへの自動リマインドや、変更申請の管理機能も備わっています。
回収から先の、シフト表作成や集計までを一つの仕組みでつなげられる点が最大の特徴です。一方で、月額費用が発生する点や、スタッフ側にアプリの操作を覚えてもらう必要がある点は、導入前に理解しておきたいポイントです。
3つの方法を比較
3つの方法を、コストや手間の面から比較すると次のようになります。
| 比較項目 | LINE・口頭 | Googleフォーム | シフト管理アプリ |
|---|---|---|---|
| 導入コスト | 無料 | 無料 | 月額費用が発生 |
| 集計の手間 | 手作業で確認・転記 | 自動で一覧化されるが転記は手作業 | 提出から集計まで自動 |
| 未提出者へのリマインド | 個別に連絡が必要 | 個別に連絡が必要 | 自動リマインド機能があるものも |
| 変更・訂正への対応 | 都度メッセージで確認 | 再提出のルール決めが必要 | 変更申請機能で管理しやすい |
| 向いている規模 | 数名程度の店舗 | 10名前後までの店舗 | 人数が多い・複数店舗 |
どの方法を選ぶべきか｜規模別の目安
スタッフが数名程度であれば、LINEや口頭での回収でも大きな問題にならないことが多いです。まずは無理に新しいツールを導入する必要はありません。
スタッフが10名前後になり、提出状況の確認や集計に手間を感じ始めたら、Googleフォームへの切り替えを検討するタイミングです。費用をかけずに、提出内容の一覧化だけでも実現できます。
スタッフ数がさらに多い場合や、複数店舗を運営している場合は、回収から集計、シフト表作成までを一つの仕組みでつなげられるシフト管理アプリの導入が効率的です。
回収方法を変えるときの注意点
回収方法を切り替える際は、次の点に注意しておくと移行がスムーズです。
- スタッフ全員に新しい提出方法を周知し、しばらくは併用期間を設ける
- スマートフォンの操作に不慣れなスタッフへのフォロー体制を用意する
- 提出期限や締切のルールを、切り替えのタイミングで再度明確にする
- 過去の希望シフトのデータを移行する必要があるかを確認する
回収の次のステップ｜シフト作成の自動化
希望シフトの回収を効率化できたら、次に検討したいのが、回収した希望から実際のシフト表を作成する工程の効率化です。AIによるシフト作成の自動化についてはAIでシフト作成を自動化する方法で詳しく解説していますので、あわせてご参照ください。
マダナイ？に相談できること
マダナイ？では、希望シフトの回収方法の見直しから、その先のシフト作成の自動化まで、あわせてご相談いただけます。
- 現在の回収方法とスタッフ規模を踏まえた見直しのご提案
- Googleフォームやシフト管理アプリの選定サポート
- 回収からシフト作成までを一つの仕組みにつなげるご相談
- AI導入・活用支援サービスとあわせたご相談
「まだない」を「もうある」へ。まずは現在の回収方法とスタッフ人数をお聞かせください。AI活用の全体像はAI導入・活用支援のページでもご紹介しています。
よくある質問
Q. Googleフォームは何人くらいまで対応できますか？
明確な上限があるわけではありませんが、目安として10名前後までの店舗であれば、回答の一覧化だけでも十分効果を感じやすい規模です。人数が増えるほど、集計・シフト反映の手作業が負担になりやすくなります。
Q. LINEでの希望収集はなぜ大変になりやすいですか？
他の業務連絡と同じスレッドに希望シフトのメッセージが混ざるため、後から一覧で確認しづらくなるためです。スタッフ数が増えるほど、メッセージをさかのぼって確認する手間が増えていきます。
Q. Googleフォームの回答はどうやって集計しますか？
Googleフォームの回答は自動的にGoogleスプレッドシートに一覧化されます。ただし、そこからシフト表への反映は基本的に手作業になります。
Q. シフト管理アプリに変えるタイミングの目安は？
希望の集計や未提出者への催促に、毎回一定の時間がかかっていると感じ始めたタイミングが目安のひとつです。スタッフ数や店舗数が増えてきた場合も、切り替えを検討する良いタイミングです。
Q. 複数の方法を組み合わせてもいいですか？
基本の提出はGoogleフォーム、急な変更連絡はLINEといった組み合わせも可能です。ただし、提出経路が分かれるほど確認の手間が増えるため、できるだけ一本化することをおすすめします。
Q. スタッフがスマホを使えない場合はどうすればいいですか？
紙での提出を併用する、口頭で聞き取った内容を管理者が代行入力するといった対応が考えられます。全員が一律で同じ方法を使えるとは限らないため、無理のない範囲での併用も選択肢です。
Q. Googleフォームは無料で使えますか？
はい、Googleフォーム自体は無料で利用できます。ただし、回答の集計・シフトへの反映にかかる手作業の手間は、フォームの利用料とは別に考える必要があります。
Q. 回収方法を変えると、スタッフの負担は増えませんか？
新しい方法に慣れるまでの一時的な負担はありますが、多くの場合、スマートフォンから簡単に提出できる仕組みの方が、紙やLINEでのやり取りより負担が軽くなる傾向があります。導入時の説明とフォローを丁寧に行うことが大切です。
まとめ
希望シフトの回収方法は、LINE・Googleフォーム・シフト管理アプリのいずれも一長一短があり、スタッフ規模によって適した選択肢が変わります。まずは自店舗の規模と、今どこに手間を感じているかを整理することが、見直しの第一歩です。
回収を効率化できたら、次はその先のシフト表作成の自動化も検討してみてください。AIでシフト作成を自動化する方法で仕組みを詳しく解説しています。