結論｜事前に7つのポイントを決めておくことが大切です
先に結論からお伝えすると、AI導入前にやるべきことは、ツールを選ぶ前の「目的」「業務の洗い出し」「AIで置き換える業務の選定」「既存サービスの確認」「情報漏洩対策」「担当者」「費用対効果」という7つのポイントを決めておくことです。この7つが曖昧なまま進めると、途中で方向性がぶれたり、導入したものの使われなくなったりすることがあります。
「どの業務から始めるか」という具体的な業務の選び方は小さな会社がAIを導入するときに最初に見直したい業務5選で解説していますので、この記事ではその一歩手前、導入を進める上での土台となる準備について整理します。
なぜ「決めずに始める」とうまくいかないのか
結論として、目的や範囲を決めずにAI導入を始めると、判断基準がないまま進めることになり、失敗につながりやすくなります。理由は、何を基準に成功・失敗を判断すればいいか分からず、社内での使い方もバラバラになってしまうためです。「とりあえずAIツールを契約してみる」という進め方でも、まったく成果が出ないわけではありませんが、次のような状況に陥りやすくなります。
- 何を基準に成功・失敗を判断すればいいか分からなくなる
- 担当者によって使い方がバラバラになり、社内に定着しない
- 想定外の費用がかかり、途中で継続が難しくなる
- データの扱いについて後から問題が発覚する
「決めてから始めた場合」と「決めずに始めた場合」を比較すると、次のような違いが出やすくなります。
| 比較項目 | 決めてから始めた場合 | 決めずに始めた場合 |
|---|---|---|
| 目的 | 導入前に言葉にできている | 「なんとなく」で始めてしまう |
| 業務の洗い出し | 候補業務を一覧化している | 思いついた業務だけで判断してしまう |
| 既存サービス確認 | 先に代用できないか確認している | いきなりオーダーメイド開発を検討してしまう |
| 情報漏洩対策 | ルールを決めてから使わせる | 社員ごとの判断に任せてしまう |
| 費用対効果 | 判断基準を先に決めている | 後から振り返る基準がない |
つまり、目的・業務の洗い出し・既存サービス確認・情報漏洩対策・費用対効果を先に決めてから始めるかどうかが、AI導入の成否を大きく左右します。こうした事態を避けるために、導入前の7つのポイントを整理しておくことをおすすめします。
ポイント1｜導入の目的を明確にする
結論として、導入の目的は「なんとなく業務が楽になりそう」ではなく、具体的な言葉にしておくことが重要です。理由は、目的が明確であるほど、適したツールや進め方を選びやすくなるためです。例えば「問い合わせ対応にかかる時間を減らしたい」「資料作成の手間を減らしたい」など、できるだけ具体的に言葉にしておきましょう。
ポイント2｜対象業務を洗い出す
結論として、最初から全社的に導入しようとせず、まずは候補となる業務を洗い出すことをおすすめします。理由は、洗い出しをせずに範囲を決めると、負担が大きい業務や、既存サービスで十分な業務まで一緒くたに検討してしまいやすいためです。まずはどの部署・どの業務に時間がかかっているかを書き出し、小さく試すところから始めましょう。業務の洗い出し方は最初に見直したい業務5選もご参照ください。
ポイント3｜AIで置き換える業務を選ぶ
結論として、洗い出した業務の中から、AIやITツールに置き換える価値がある業務を絞り込みます。理由は、すべての業務が同じように置き換えに向いているわけではなく、手作業でも問題が少ない業務まで置き換えようとすると、コストに見合わないことがあるためです。時間がかかっている業務、複数人が関わる業務、ミスが起きやすい業務を優先すると、効果を実感しやすくなります。対象業務を絞り込む際は、シフト作成のような定型業務から始めると、効果を確認しやすくなります。
ポイント4｜既存サービスで対応できないか確認する
結論として、AIで置き換える業務が決まったら、オーダーメイド開発を検討する前に、既存サービスで対応できないかを先に確認することをおすすめします。理由は、既存サービスで十分対応できる業務まで自社開発しようとすると、費用も期間も余分にかかってしまうためです。複数の業務をひとつの画面でまとめたい場合や、自社独自の運用フローがある場合に限り、オーダーメイド開発を検討する価値があります。判断基準の詳細はAI導入はオーダーメイドと既存サービス、どちらを選ぶべき？で解説しています。
ポイント5｜情報漏洩対策の方針を決める
結論として、顧客情報や社外秘の情報をAIツールに入力してよいかどうか、情報漏洩対策として事前にルールを決めておくことが重要です。理由は、線引きが曖昧なまま社員に使わせると、情報管理上のリスクにつながることがあるためです。「何を入力してよいか」「何は入力してはいけないか」を、導入前に整理しておきましょう。
ポイント6｜担当者を決める
結論として、AI導入を推進する担当者を、導入前に決めておくことが重要です。理由は、担当者が曖昧だと、社内での問い合わせ対応や運用ルールの見直しが誰の役割なのか分からなくなり、結果として使われなくなってしまうことがあるためです。専任でなくても構いませんが、誰が推進役として関わるのかを決めておきましょう。
ポイント7｜費用対効果を確認する
結論として、月額・初期費用の許容範囲と、効果を判断する基準の両方を、導入前に決めておくことが大切です。理由は、費用だけを見て予算を決めても、何をもって「効果があった」と判断するかが曖昧だと、継続すべきかどうかの判断ができなくなるためです。作業時間の削減や対応件数の変化など、具体的な効果測定の基準もあわせて決めておきましょう。既存サービスとオーダーメイド開発では費用の性質が異なるため、AI開発の費用相場もあわせて確認しておくと、現実的な予算感をつかみやすくなります。
7つのポイントチェックリスト
結論として、ここまでの7つのポイントが決まっているかどうかを、導入前にチェックリストで確認することをおすすめします。理由は、口頭で「大体決まっている」と思っていても、書き出してみると曖昧な項目が見つかることが多いためです。次の項目が決まっているか、実際に確認してみてください。
- 導入の目的を、具体的な言葉で説明できる
- 対象業務を洗い出せている
- AIで置き換える業務を絞り込めている
- 既存サービスで対応できないかを確認した
- 入力してよい情報・してはいけない情報のルールがある
- 推進担当者が決まっている
- 月額・初期費用の許容範囲と、効果を判断する基準が決まっている
つまり、この7項目がすべて埋まっていなくても構いませんが、埋まっていない項目が多いほど、導入後につまずくリスクが高くなります。
よくある失敗パターン
結論として、AI導入の失敗パターンには一定の傾向があり、事前に知っておくことで多くは避けられます。理由は、失敗の多くが「目的を決めない」「範囲を広げすぎる」といった進め方の問題に起因しているためです。よく見られる失敗パターンには、次のようなものがあります。
- 目的を決めないまま話題性でツールを導入し、使われなくなる
- 一度に多くの業務・部署へ展開し、現場が混乱する
- 費用対効果を確認する基準がなく、続けるかどうかの判断ができない
- 情報管理のルールを決めないまま、社員それぞれの判断で利用してしまう
失敗する会社に共通する特徴をさらに詳しく知りたい方は、AI導入で失敗しないために｜中小企業が導入前に確認したい7つのポイントもあわせてご参照ください。
大阪・心斎橋の中小企業がAI導入を検討するなら
結論として、大阪・心斎橋周辺の中小企業がAI導入を検討する場合も、まずはこの記事の7つのポイントを社内で話し合ってみることをおすすめします。理由は、地域や業種を問わず、AI導入の失敗パターンには共通点があるためです。AIという言葉への関心は高いものの、何から決めればいいか分からず一歩を踏み出せていない方も多くいらっしゃいますが、焦って高額なツールを契約する前に、まずは整理から始めてみてください。
マダナイ？でできること
結論として、マダナイ？では、AI導入前の「まだ何も決まっていない」段階からのご相談を承っています。理由は、目的や範囲を整理する段階こそ、専門家と一緒に進めることで失敗を防ぎやすくなるためです。具体的には、次のようなご相談が可能です。
- 導入目的の整理と、対象業務の優先順位づけ
- 予算感に合わせたツール選定のご提案
- 社内での情報管理ルールづくりのサポート
- AI研修・AI導入・活用支援サービス全体のご相談
「まだない」を「もうある」へ。まだ何も決まっていない段階からのご相談も歓迎です。社内での研修をお考えの場合はAI研修は補助金・助成金で実質負担が約4分の1になることも？、既存サービスとオーダーメイドの選び方はAI導入はオーダーメイドと既存サービス、どちらを選ぶべき？もご参照ください。何から始めればいいか相談したい方はAI活用相談の内容もご確認ください。どのようなツールがあるか具体的に知りたい方は、文章作成が得意なChatGPTや、業務アプリの開発が得意なClaude Codeもあわせてご参照ください。
よくある質問
Q. 目的が曖昧なまま導入するとどうなりますか？
何を基準に成果を判断すればいいか分からなくなり、社内で使われなくなってしまうことがあります。まずは「何のために導入するのか」を言葉にすることから始めてください。
Q. 予算はどれくらい確保すればいいですか？
会社の規模や目的によって異なります。既存サービスであれば比較的低予算から始められることが多く、オーダーメイド開発は個別見積もりになります。AI開発の費用相場もあわせてご参照ください。
Q. 情報システム担当者がいない会社でも大丈夫ですか？
専任の担当者がいなくても導入は可能です。ただし、誰かが推進役として関わる体制を決めておくことをおすすめします。
Q. 生成AIに入力したデータはどう扱われますか？
サービスによって取り扱い方針が異なります。顧客情報や社外秘情報を入力する前に、必ず利用規約やデータ取り扱いポリシーを確認してください。
Q. 効果測定は何を見ればいいですか？
作業時間の削減、対応件数の変化、担当者の負担感など、目的に応じた指標を事前に決めておくことをおすすめします。
Q. 全社に一気に導入すべきですか？
いいえ、まずは一部の業務・部署から小さく始めることをおすすめします。範囲を絞ることで、問題点の把握や改善がしやすくなります。
Q. 導入前にAI研修は必要ですか？
必須ではありませんが、社員の理解を深めるうえで有効な選択肢です。条件を満たせば補助金・助成金の対象になることもあります。詳しくはAI研修は補助金・助成金で実質負担が約4分の1になることも？をご参照ください。
Q. マダナイ？に相談する場合、まず何を準備すればいいですか？
特別な準備は不要です。現在の業務内容や、AI導入を考えたきっかけをお聞かせいただければ、そこから一緒に整理していきます。
まとめ
AI導入前にやるべきことは、ツール選びの前に「目的」「業務の洗い出し」「AIで置き換える業務の選定」「既存サービスの確認」「情報漏洩対策」「担当者」「費用対効果」という7つのポイントを決めておくことです。この土台が整っていると、その後の業務選定やツール選びもスムーズに進みやすくなります。
具体的にどの業務から着手すべきかは小さな会社がAIを導入するときに最初に見直したい業務5選で詳しく解説していますので、あわせてご参照ください。